Dbamy o to, aby informacje przekazywane nam w trakcie współpracy były przetwarzane z poszanowaniem praw osób, których dotyczą. Niniejszy dokument opisuje podstawowe zasady przejrzystości, minimalizacji i bezpieczeństwa danych w Zmiana Organizacyjna. Stawiamy na klarowność: przetwarzamy wyłącznie te dane, które są rzeczywiście potrzebne do przygotowania oferty, realizacji usługi oraz komunikacji zwrotnej związanej z projektem zmiany. Nie tworzymy nieuzasadnionych profili, nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich podmiotom, które nie uczestniczą w świadczeniu usługi.
W typowej współpracy przetwarzamy podstawowe identyfikatory pracownicze i projektowe (np. imię i nazwisko, rola, dział, numer telefonu firmowego), informacje o dostępności do spotkań, wyniki ankiet ewaluacyjnych oraz notatki robocze z warsztatów. Dane te służą do planowania harmonogramu, przygotowania materiałów, personalizacji treści szkoleniowych i utrzymania kontaktu operacyjnego. Jeżeli w ramach projektu nie są potrzebne konkretne dane, nie prosimy o ich przekazywanie. Każdorazowo komunikujemy cel i zakres, a w razie wątpliwości umożliwiamy zadanie pytania i uzyskanie odpowiedzi przed przekazaniem danych.
Przetwarzanie odbywa się na podstawie niezbędności do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, a w zakresie działań rozwojowych również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na doskonaleniu usług i badaniu satysfakcji. Gdy prosimy o dobrowolną opinię lub udział w ankiecie nieobowiązkowej, informujemy o możliwości odmowy bez konsekwencji. W przypadku przekazania danych osób trzecich (np. listy uczestników), osoba przekazująca zapewnia, że odbywa się to zgodnie z przepisami wewnętrznymi organizacji.
Kładziemy nacisk na prostotę i bezpieczeństwo: ograniczony dostęp, kontrola uprawnień, zasada „need-to-know”, szyfrowane nośniki i regularne przeglądy uprawnień. Dokumenty robocze przechowujemy tak krótko, jak to możliwe; po zakończeniu projektu dokonujemy przeglądu i usuwamy materiały, które nie są niezbędne dla rozliczeń lub dowodów wykonania usługi.
Każda osoba ma prawo do dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania w uzasadnionych przypadkach. Zapewniamy sprawną ścieżkę kontaktu w celu realizacji tych praw w 2025 roku. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Okres przechowywania danych jest ograniczony do czasu trwania projektu oraz okresów wymaganych przez przepisy rachunkowe. Notatki z warsztatów, materiały szkoleniowe i kopie robocze komunikatów usuwamy po zamknięciu działań utrwalających zmianę, nie później niż po upływie uzasadnionego czasu potrzebnego na wsparcie stabilizacji.
Jeżeli korzystamy z podwykonawców, powierzamy im przetwarzanie wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji usługi. Wybieramy partnerów, którzy gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może mieć miejsce wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia i standardowe klauzule umowne.
Polityka może być aktualizowana, gdy zmienia się zakres usług lub obowiązujące przepisy. Najnowsza wersja obowiązuje od momentu publikacji na stronie. Niniejszy dokument został przygotowany z myślą o przejrzystości i zrozumiałości dla użytkownika końcowego, tak aby każdy wiedział, co dzieje się z jego informacjami w toku programu zmiany.